Bu yazı ofis taşıma operasyonunu nasıl planlayacağınızı anlatmaz. O konu ayrı bir planlama rehberindedir. Burada amaç, kurumsal alıcının ofis taşıma sağlayıcısını hangi sorularla değerlendireceğidir. Sertifika, sıfır kesinti veya hasarsızlık vaadi yoktur.
İç planı henüz yazmadıysanız önce ofis taşıma operasyonu planlama yazısına bakın. Sağlayıcı seçimi, o planın üzerine kurulur.
Kapsam net mi?
Teklif “ofis taşıma” deyince her kalem otomatik dahil olmaz. Yazılı olarak ayırın:
- Yalnızca yükleme–nakliye–teslim mi, yerleşim de var mı?
- Paketleme kimde: sizin ekip mi, sağlayıcı mı?
- IT, arşiv ve mobilya aynı ekipten mi yönetilecek?
- Ara dönem depolama teklifte var mı, yoksa ayrı mı?
Kapsam cümlesi yoksa fiyatlar karşılaştırılamaz.
Envanter nasıl değerlendirilecek?
Keşif olmadan verilen rakam varsayımdır. Sorulacaklar:
- Keşif yerinde mi, liste üzerinden mi?
- IT ve arşiv ayrı satır olarak sayılıyor mu?
- Atılacak / satılacak kalemler kapsamdan düşülüyor mu?
Sizin listeniz eksikse keşif de eksik kalır. Liste disiplinini iç planda kurun; sağlayıcı sizin envanterinizi varsayamaz.
Bina erişimi ve kısıtlar
Çıkış ve varışta yük asansörü, rampa, otopark, bina yönetimi izni ve çalışma saati kısıtı kim tarafından teyit edilecek? Sağlayıcı uydurulmuş bir gece penceresi vaat etmemeli; sizin yönetimden gelen kuralı sormalıdır. Rampa yoksa operasyon tipi değişir: rampa yoksa taşıma planlama.
Sorumluluk paylaşımı
- Paketleme ve etiket kimin işi?
- IT kapanış ve yedekleme içeride mi kalıyor?
- Arşiv kutulama ve numara sistemi kimde?
- Yeni ofiste yerleşim krokisine göre bırakma var mı, yoksa yalnızca teslim mi?
Bu ayrım yazılmazsa “eksik kaldı” tartışması taşınma gününde çıkar. Perakende noktası taşınıyorsa süreç farklıdır: mağaza taşıma operasyonu.
Takvim ve iş sürekliliği soruları
Sıfır kesinti iddiası gerçekçi bir seçim kriteri değildir. Sorulacak olan: hangi fonksiyon hangi pencerede durur, kritik ekipler ayrı etaplanabilir mi, değişen tarih yazılı olarak nasıl işlenir? Sağlayıcı sizin iç sponsorunuzu atayamaz; sizin atamanızı sormalıdır.
Teklif kapsamı ve değişiklik
- Dahil / hariç kalemler ayrı mı yazılmış?
- Hacim artışı veya ekstra kat nasıl fiyatlanır (yöntem; rakam uydurulmaz)?
- Keşif varsayımları teklifte listelenmiş mi?
- Kapsam değişikliği kim onaylar?
Teklifleri operasyon kalemleriyle karşılaştırmak ayrı bir satın alma işidir: lojistik teklif karşılaştırma.
Sık görülen seçim hataları
- En düşük satır fiyatına bakıp kapsamı okumamak
- IT ve arşivi “mobilya gibi” saymak
- Bina iznini sağlayıcının bileceğini varsaymak
- İç plan olmadan üç teklifi yarıştırmak
Teklif alın — kapsam, adres koşulları ve operasyon ihtiyacınızı kısaca paylaşmanız yeterlidir.