Bu yazı ofis taşımanın tamamını anlatmaz. Operasyon planı ayrı yazıdadır. Sağlayıcı soruları da ayrı durur. Burada konu, kâğıt ve klasör arşivinin kutulanması ile yeni ofiste hangi grubun önce açılacağıdır. Ticari çerçeve ofis taşıma hizmeti sayfasındadır. Yasal saklama süresi, imha kararı veya “hiçbir evrak kaybolmaz” iddiası yoktur. IT kablolama ve sunucu yedekleme bu yazının konusu değildir.
Arşiv ile mobilya aynı koli değildir
Masa ve sandalye yerleşimi ile dosya erişimi farklı iş emirleridir. Arşivi “genel ofis eşyası” diye tek dalgaya sıkıştırmak, taşınma sonrası ilk haftada evrak aramayı uzatır. Hangi klasörün açık kalacağı, hangisinin depo veya kilitli odaya gideceği sizin listenizdedir.
Kutulama öncesi grup
- Aktif iş dosyaları (taşınma sonrası ilk açılacak)
- Dönemsel / arşiv klasörleri (hemen gerekmeyen)
- Kilitli veya sınırlı erişimli evrak (ayrı koli, ayrı teslim)
- İmha veya tarama kuyruğu — taşıyıcıya verilmeden sizin kararınız
Grup yazılmazsa koli sayısı şişer ve sıra kaybolur. Etiket: birim adı, yıl veya dönem, “önce aç” notu. İçerik özeti sizin evrak politikanızdır; taşıyıcı hukuki sınıflama yapmaz.
Koli disiplini (iddiasız)
Ağır evrakı büyük koliye doldurmak koli tabanını ve merdiven/asansör indirmesini zorlaştırır. Küçük, kapatılmış, bantlanmış koli; ıslak veya açık klasör yok. Askılı dosya askıları kutuda kaymasın diye doldurma yönü sizin saha kuralınızdır. Hasarsızlık yüzdesi vaat edilmez.
Yeni ofiste sıra
İlk gün ihtiyaç duyulan evrak, mobilyadan önce veya aynı anda erişilebilir yerde durmalıdır. Kilitli evrakın teslim imzası kimde? Arşiv odası henüz hazır değilse geçici bekletme kurumsal depolama ile ayrıca konuşulur; süre ve yer varsayılmaz.
Teklife yazılacaklar
- Tahmini koli / kutu adedi (tam sayım yoksa aralık)
- Aktif vs arşiv ayrımı
- Kat, asansör, yükleme alanı
- Yeni ofiste arşiv odası hazır mı?
Kapsam net değilse teklif kalemi de net olmaz: teklif karşılaştırma.
Teklif alın — kapsam, adres koşulları ve operasyon ihtiyacınızı kısaca paylaşmanız yeterlidir.